PDPA Notice

1. Data User

The data user is IOT SOLUTIONS, the developer and operator of Course Architect Workflow, an AI-powered learning design productivity tool.

2. Personal Data We Collect

• Full name
• Email address
• Mobile / WhatsApp number
• Role and job title
• Company or training provider name
• Country
• Main training area
• IP address (for consent logs and security)
• Browser / device metadata
• Sign-in and device records: time of each sign-in, device/browser type, and approximate location (country, region, city) derived from your IP address
• Access records: when you open another account’s data or download participants’ data — who, what, whose data, when, IP address, device type and country (kept 24 months, cannot be changed)
• Usage data and generation history (including module slide decks and the activity links you add to them)
• Saved styles (Professional and Team plans): the instructions you save and their last 10 versions — visible only to you, deleted with the style
• Workspace house style (Team plan): the organisation’s shared style, visible to its members, with its last 10 versions and which Org Owner or Admin saved each
• Feedback and support messages
• Images you upload to assessments and live games — case studies, sort & match cards, quiz, poll and escape-room questions and answer options, scale-vote cards, points-allocation questions and options (and an upload log: uploader, organisation, timestamp, IP)
• Only if you request account recovery: identity documents (IC/passport, selfie holding it; for organisations SSM certificate and, where applicable, an authorisation letter)
• If you register interest in a trainer's course: your contact details and consent choices — held on behalf of that trainer, who is the data controller

3. Purposes of Collection

• To create and manage your user account
• To provide the Course Architect Workflow service
• To generate and save AI-assisted course materials on your behalf
• To manage usage limits and plan entitlements
• To protect your account: enforcing the number of devices your plan allows, showing you which devices are signed in, and detecting suspicious sign-ins or shared logins
• To verify your identity when you request account recovery
• To improve the platform based on usage patterns
• To provide customer support
• To send transactional account messages (required for service delivery)
• To send marketing and promotional communications — only when explicit consent has been given
• To comply with applicable laws and regulations

4. Third-Party Service Providers (Sub-processors)

To deliver our services we use the following sub-processors. Each processes personal data only where necessary for the function listed. This list matches Section 9 of our Privacy Notice.

• Google (Gemini API) — processes course-generation inputs and returns generated content. Under Google’s paid API terms, requests are not used to train their models by default.
• Alibaba Cloud (Qwen), where enabled — same purpose as Gemini. Requests are routed through the Singapore / Southeast Asia region and are not sent to mainland China.
• Anthropic (Claude) and OpenAI (ChatGPT models), only where enabled — same purpose as Gemini, used only when a paid subscriber chooses one of them. Processed in the United States; not used to train their models by default.
• Supabase — database and authentication infrastructure.
• Vercel — application hosting; request logs for reliability and abuse investigation; derives approximate location from IP addresses for sign-in security.
• Curlec (Razorpay Malaysia Sdn Bhd) — subscription payment processing. Card numbers, CVV and bank credentials never touch our servers.
• Resend, where enabled — sends account service emails (renewal reminders, sign-in alerts, course-interest alerts, recovery notices, requested plan details, seat-limit and Team-plan-ended notices, workspace invitations, ownership-transfer notices, 2FA reset codes and notices) and internal security and governance alerts. Receives the recipient address and the message only.
• A security monitoring tool (SIEM) chosen by IOT SOLUTIONS, where connected — receives the security event list (event type, time, severity, account id, masked email, IP address, country and device type, including failed sign-in attempts) for security purposes only, by reading it or by IOT SOLUTIONS sending it. No customer content.
• Backups — a nightly job on GitHub (Microsoft) copies the database and stored files, encrypts them on its temporary machine (wiped after each run) and stores them with an off-site storage provider chosen by IOT SOLUTIONS, which holds only encrypted files it cannot read.
• Twilio, where enabled — sends urgent security alerts by SMS or WhatsApp to IOT SOLUTIONS security staff. Receives the staff phone numbers and a short text (how many events and what kind). No customer data.
• Anthropic (Claude) — AI development assistance for our engineering team only. No customer production data is ever shared with development-assistance tools.

If we add or replace a sub-processor, we will update this notice and our Privacy Notice and, where the change materially affects how your data is handled, notify you before it takes effect.

4A. AI Processing and Model Providers

Course Architect Workflow uses AI service providers to generate course outlines, training proposals, assessments, lab exercises, trainer scripts, evaluation forms and other learning design materials based on the information provided by users.

When you use our AI generation features, the following information may be sent to our AI service providers for processing:

• course titles
• course descriptions
• training requirements
• target audience information
• user prompts and instructions
• generated draft outputs
• related usage metadata required for service delivery and troubleshooting

We currently use Google Gemini and, where enabled, Alibaba Cloud Qwen, Anthropic Claude or OpenAI ChatGPT models (see Section 4).

Users should not enter unnecessary personal data, sensitive personal data, confidential client information, student records, financial data, medical data, identity documents, passwords, or proprietary information into the AI generation forms unless they have the proper authority and consent to do so.

AI-generated outputs are draft materials only. Users are responsible for reviewing, editing and verifying all generated content before using it for training, client submission, certification, grant, compliance or commercial purposes.

5. Data Retention

We retain your personal data for as long as your account is active or as needed to provide the service. Consent logs are retained for compliance purposes. Records of signed-out devices are deleted automatically 12 months after sign-out; security event logs are retained for security investigation and audit purposes. Browser security reports (sent by your browser when our security policy blocks something on a page: the page path, what was blocked, the IP address, your account if signed in, the browser type and, for a live game, its PIN — never the rest of the link) are kept for 90 days and seen only by IOT SOLUTIONS security staff. If someone sends CAW compressed data it refuses (a security measure), we record the IP address, the page and the browser or tool type, seen only by IOT SOLUTIONS security staff and kept for the same period. A longer period of up to 12 months may be set by IOT SOLUTIONS (for example when a client or auditor requires it). Reports linked to a security incident under investigation are kept until the investigation is closed, and may be given to the affected client, investigators or the authorities as evidence. Account-recovery identity documents are deleted 30 days after the recovery request is closed; only a record of which checks passed is kept. Images you upload are retained only while the related assessment exists and are deleted when that assessment is deleted (and may be purged after closure or a maximum period). Pictures in live game packs (case studies and sort & match cards) are stored privately, shown only through short-lived links to your workspace and your live game players, and deleted when removed from the pack or when the pack is deleted. All uploaded pictures (in assessments and live game packs) are deleted at the latest 30 days after the assessment or game pack they belong to was last used (launched, edited, duplicated or answered); the trainer is reminded 7 days before and can download them. Questions, answers and results are not affected by this picture rule. Participant answers, scores, teams, photos and live game results (including lucky draws and any names or contacts players gave) are deleted 30 days after the assessment, live poll, challenge, relay, live game, evaluation, pre-training survey, scenario or event feedback form closes (a form left open counts as closed 30 days after its last answer); the trainer is reminded 7 days before and can download them first, and the questions are kept. Results of sessions that IOT SOLUTIONS runs itself (for its own training and to demonstrate the service) are kept by IOT SOLUTIONS and are not deleted under this rule; when they are shown to others, participants’ names are masked and their contact details are never shown. Where uploaded images contain personal data of identifiable individuals, you are responsible for obtaining any required consent. Encrypted backups of the service are kept for up to about 90 days (an office copy for up to 120 days) so that the service can be restored after a failure; data you delete disappears from backups as those copies expire. Account-recovery identity documents are not included in backups. You may request deletion of your data by contacting us.

6. Your Rights Under PDPA

Under the Personal Data Protection Act 2010, you have the right to:

• Access your personal data held by us
• Request correction of inaccurate personal data
• Request deletion of your personal data (subject to legal requirements)
• Withdraw consent for marketing communications at any time
• Lodge a complaint with the Department of Personal Data Protection (JPDP)

7. Marketing Communications

We only send marketing or promotional emails when you have given explicit consent during signup or account settings. You can withdraw marketing consent at any time by:

• Clicking the unsubscribe link in any marketing email
• Visiting /unsubscribe and entering your email
• Updating your preferences in Account Settings
• Contacting us directly

Withdrawing marketing consent will not affect your ability to use the service or receive transactional service emails.

8. Transactional vs Marketing Communications

We track these two types of communication separately:

Transactional: account access, usage limits, security notices (including sign-in alerts), support responses, system updates. These are sent as part of service delivery.

Marketing: promotional offers, plan announcements, educational content campaigns. Only sent with your explicit consent.

9. Data Security

We use industry-standard security measures including encrypted data storage (Supabase), HTTPS, server-side API key management, access controls, per-plan limits on the number of signed-in devices, and detection of unusual sign-ins. While we take reasonable precautions, no internet transmission is 100% secure.

10. Contact for Data Requests

To exercise your rights, request data access, correction, or deletion, or withdraw consent, please contact:

IOT SOLUTIONS Email: enquiry@iotsolutions.my

We will respond to data requests within 21 days as required under the PDPA.

1. Pengguna Data

Pengguna data ialah IOT SOLUTIONS, pembangun dan pengendali Course Architect Workflow, alat produktiviti reka bentuk pembelajaran berkuasa AI.

2. Data Peribadi Yang Kami Kumpul

• Nama penuh
• Alamat e-mel
• Nombor telefon bimbit / WhatsApp
• Peranan dan jawatan
• Nama syarikat atau penyedia latihan
• Negara
• Bidang latihan utama
• Alamat IP (untuk log persetujuan dan keselamatan)
• Metadata pelayar / peranti
• Rekod log masuk dan peranti: masa setiap log masuk, jenis peranti/pelayar, dan anggaran lokasi (negara, wilayah, bandar) yang diperoleh daripada alamat IP anda
• Rekod akses: apabila anda membuka data akaun lain atau memuat turun data peserta — siapa, apa, data siapa, bila, alamat IP, jenis peranti dan negara (disimpan 24 bulan, tidak boleh diubah)
• Data penggunaan dan sejarah penjanaan (termasuk dek slaid modul dan pautan aktiviti yang anda tambah)
• Gaya tersimpan (pelan Professional dan Team): arahan yang anda simpan dan 10 versi terakhirnya — hanya boleh dilihat oleh anda, dipadam bersama gaya tersebut
• Gaya organisasi ruang kerja (pelan Team): gaya bersama organisasi, boleh dilihat oleh ahlinya, bersama 10 versi terakhir dan Pemilik atau Admin Organisasi yang menyimpan setiap versi
• Maklum balas dan mesej sokongan
• Imej yang anda muat naik ke penilaian dan permainan langsung — kajian kes, kad sort & match, soalan dan pilihan jawapan kuiz, undian dan bilik lolos, kad undian skala, soalan dan pilihan agihan mata (dan log muat naik: pemuat naik, organisasi, cap masa, IP)
• Hanya jika anda memohon pemulihan akaun: dokumen pengenalan (IC/pasport, swafoto memegangnya; bagi organisasi sijil SSM dan, jika berkenaan, surat kebenaran)
• Jika anda mendaftar minat untuk kursus jurulatih: butiran hubungan dan pilihan persetujuan anda — disimpan bagi pihak jurulatih tersebut, yang merupakan pengawal data

3. Tujuan Pengumpulan

• Untuk mencipta dan menguruskan akaun pengguna anda
• Untuk menyediakan perkhidmatan Course Architect Workflow
• Untuk menjana dan menyimpan bahan kursus berbantukan AI bagi pihak anda
• Untuk menguruskan had penggunaan dan kelayakan pelan
• Untuk melindungi akaun anda: menguatkuasakan bilangan peranti yang dibenarkan oleh pelan anda, menunjukkan peranti yang sedang log masuk, dan mengesan log masuk yang mencurigakan atau log masuk yang dikongsi
• Untuk mengesahkan identiti anda apabila anda memohon pemulihan akaun
• Untuk menambah baik platform berdasarkan corak penggunaan
• Untuk menyediakan sokongan pelanggan
• Untuk menghantar mesej akaun transaksi (diperlukan untuk penyampaian perkhidmatan)
• Untuk menghantar komunikasi pemasaran dan promosi — hanya apabila persetujuan yang jelas telah diberikan
• Untuk mematuhi undang-undang dan peraturan yang terpakai

4. Penyedia Perkhidmatan Pihak Ketiga (Sub-pemproses)

Untuk menyampaikan perkhidmatan kami, kami menggunakan sub-pemproses berikut. Setiap satu memproses data peribadi hanya apabila perlu untuk fungsi yang dinyatakan. Senarai ini sepadan dengan Seksyen 9 Notis Privasi kami.

• Google (API Gemini) — memproses input penjanaan kursus dan memulangkan kandungan yang dijana. Di bawah terma API berbayar Google, permintaan tidak digunakan untuk melatih model mereka secara lalai.
• Alibaba Cloud (Qwen), apabila diaktifkan — tujuan sama seperti Gemini. Permintaan dihalakan melalui wilayah Singapura / Asia Tenggara dan tidak dihantar ke tanah besar China.
• Anthropic (Claude) dan OpenAI (model ChatGPT), hanya apabila diaktifkan — tujuan sama seperti Gemini, digunakan hanya apabila pelanggan berbayar memilih salah satu daripadanya. Diproses di Amerika Syarikat; tidak digunakan untuk melatih model mereka secara lalai.
• Supabase — infrastruktur pangkalan data dan pengesahan.
• Vercel — pengehosan aplikasi; log permintaan untuk kebolehpercayaan dan penyiasatan penyalahgunaan; memperoleh anggaran lokasi daripada alamat IP untuk keselamatan log masuk.
• Curlec (Razorpay Malaysia Sdn Bhd) — pemprosesan pembayaran langganan. Nombor kad, CVV dan kelayakan bank tidak pernah menyentuh pelayan kami.
• Resend, apabila diaktifkan — menghantar e-mel perkhidmatan akaun (peringatan pembaharuan, amaran log masuk, amaran minat kursus, notis pemulihan, butiran pelan yang diminta, notis had tempat duduk, notis pelan Team tamat, jemputan ruang kerja, notis pemindahan pemilikan, kod dan notis tetapan semula 2FA) dan amaran keselamatan dan tadbir urus dalaman. Hanya menerima alamat penerima dan mesej.
• Alat pemantauan keselamatan (SIEM) yang dipilih oleh IOT SOLUTIONS, apabila disambungkan — menerima senarai peristiwa keselamatan (jenis peristiwa, masa, tahap keterukan, id akaun, e-mel bertopeng, alamat IP, negara dan jenis peranti, termasuk percubaan log masuk yang gagal) untuk tujuan keselamatan sahaja, sama ada dengan membacanya atau dihantar oleh IOT SOLUTIONS. Tiada kandungan pelanggan.
• Sandaran — tugas malam di GitHub (Microsoft) menyalin pangkalan data dan fail tersimpan, menyulitkannya pada mesin sementaranya (dipadam selepas setiap larian) dan menyimpannya dengan penyedia storan luar tapak yang dipilih oleh IOT SOLUTIONS, yang hanya memegang fail tersulit yang tidak boleh dibacanya.
• Twilio, apabila diaktifkan — menghantar amaran keselamatan segera melalui SMS atau WhatsApp kepada kakitangan keselamatan IOT SOLUTIONS. Menerima nombor telefon kakitangan dan teks pendek (bilangan dan jenis peristiwa). Tiada data pelanggan.
• Anthropic (Claude) — bantuan pembangunan AI untuk pasukan kejuruteraan kami sahaja. Tiada data pengeluaran pelanggan pernah dikongsi dengan alat bantuan pembangunan.

Jika kami menambah atau menggantikan sub-pemproses, kami akan mengemas kini notis ini dan Notis Privasi kami dan, apabila perubahan itu menjejaskan cara data anda dikendalikan secara material, memaklumkan anda sebelum ia berkuat kuasa.

4A. Pemprosesan AI dan Penyedia Model

Course Architect Workflow menggunakan penyedia perkhidmatan AI untuk menjana rangka kursus, cadangan latihan, penilaian, latihan makmal, skrip jurulatih, borang penilaian dan bahan reka bentuk pembelajaran lain berdasarkan maklumat yang diberikan oleh pengguna.

Apabila anda menggunakan ciri penjanaan AI kami, maklumat berikut mungkin dihantar kepada penyedia perkhidmatan AI kami untuk diproses:

• tajuk kursus
• penerangan kursus
• keperluan latihan
• maklumat sasaran peserta
• prompt dan arahan pengguna
• draf output yang dijana
• metadata penggunaan berkaitan yang diperlukan untuk penyampaian perkhidmatan dan penyelesaian masalah

Kami kini menggunakan Google Gemini dan, apabila diaktifkan, Alibaba Cloud Qwen, Anthropic Claude atau model OpenAI ChatGPT (lihat Seksyen 4).

Pengguna tidak sepatutnya memasukkan data peribadi yang tidak perlu, data peribadi sensitif, maklumat sulit klien, rekod pelajar, data kewangan, data perubatan, dokumen pengenalan, kata laluan, atau maklumat proprietari ke dalam borang penjanaan AI melainkan mereka mempunyai kuasa dan persetujuan yang sewajarnya.

Output yang dijana AI adalah bahan draf sahaja. Pengguna bertanggungjawab untuk menyemak, menyunting dan mengesahkan semua kandungan yang dijana sebelum menggunakannya untuk latihan, penyerahan klien, pensijilan, geran, pematuhan atau tujuan komersial.

5. Penyimpanan Data

Kami menyimpan data peribadi anda selagi akaun anda aktif atau seperti yang diperlukan untuk menyediakan perkhidmatan. Log persetujuan disimpan untuk tujuan pematuhan. Rekod peranti yang telah dilog keluar dipadam secara automatik 12 bulan selepas log keluar; log peristiwa keselamatan disimpan untuk tujuan siasatan keselamatan dan audit. Laporan keselamatan pelayar (dihantar oleh pelayar anda apabila dasar keselamatan kami menyekat sesuatu pada halaman: laluan halaman, perkara yang disekat, alamat IP, akaun anda jika log masuk, jenis pelayar dan, bagi permainan langsung, PINnya — tidak pernah selebihnya pautan) disimpan selama 90 hari dan hanya dilihat oleh kakitangan keselamatan IOT SOLUTIONS. Jika seseorang menghantar data termampat yang ditolak oleh CAW (langkah keselamatan), kami merekodkan alamat IP, halaman dan jenis pelayar atau alat, yang hanya dilihat oleh kakitangan keselamatan IOT SOLUTIONS dan disimpan bagi tempoh yang sama. Tempoh yang lebih panjang sehingga 12 bulan boleh ditetapkan oleh IOT SOLUTIONS (contohnya apabila pelanggan atau juruaudit memerlukannya). Laporan yang berkaitan dengan insiden keselamatan yang sedang disiasat disimpan sehingga siasatan ditutup, dan boleh diberikan kepada pelanggan yang terjejas, penyiasat atau pihak berkuasa sebagai bukti. Dokumen pengenalan pemulihan akaun dipadam 30 hari selepas permohonan pemulihan ditutup; hanya rekod semakan yang lulus disimpan. Imej yang anda muat naik disimpan hanya selama penilaian berkaitan wujud dan dipadam apabila penilaian itu dipadam (dan mungkin dibersihkan selepas penutupan atau tempoh maksimum). Gambar dalam pek permainan langsung (kajian kes dan kad sort & match) disimpan secara peribadi, dipaparkan hanya melalui pautan jangka pendek kepada ruang kerja anda dan pemain permainan langsung anda, dan dipadam apabila dikeluarkan daripada pek atau apabila pek itu dipadam. Semua gambar yang dimuat naik (dalam penilaian dan pek permainan langsung) dipadam selewat-lewatnya 30 hari selepas penilaian atau pek permainan berkaitan terakhir digunakan (dilancarkan, disunting, diduakan atau dijawab); jurulatih diingatkan 7 hari sebelumnya dan boleh memuat turunnya. Soalan, jawapan dan keputusan tidak terjejas oleh peraturan gambar ini. Jawapan, markah, pasukan, foto dan keputusan permainan langsung peserta (termasuk cabutan bertuah dan sebarang nama atau hubungan yang diberikan pemain) dipadam 30 hari selepas penilaian, undian langsung, cabaran, geganti, permainan langsung, borang penilaian kursus, tinjauan pra-latihan, senario atau borang maklum balas acara ditutup (borang yang dibiarkan terbuka dikira ditutup 30 hari selepas jawapan terakhirnya); jurulatih diingatkan 7 hari sebelumnya dan boleh memuat turunnya dahulu, dan soalan-soalan disimpan. Keputusan sesi yang dijalankan sendiri oleh IOT SOLUTIONS (untuk latihannya sendiri dan untuk menunjukkan perkhidmatan) disimpan oleh IOT SOLUTIONS dan tidak dipadam di bawah peraturan ini; apabila ditunjukkan kepada pihak lain, nama peserta disembunyikan dan butiran hubungan mereka tidak sekali-kali ditunjukkan. Jika imej yang dimuat naik mengandungi data peribadi individu yang boleh dikenal pasti, anda bertanggungjawab untuk mendapatkan sebarang kebenaran yang diperlukan. Sandaran tersulit perkhidmatan disimpan sehingga kira-kira 90 hari (salinan pejabat sehingga 120 hari) supaya perkhidmatan boleh dipulihkan selepas kegagalan; data yang anda padam hilang daripada sandaran apabila salinan tersebut luput. Dokumen pengenalan pemulihan akaun tidak dimasukkan dalam sandaran. Anda boleh meminta pemadaman data anda dengan menghubungi kami.

6. Hak Anda Di Bawah PDPA

Di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, anda berhak untuk:

• Mengakses data peribadi anda yang disimpan oleh kami
• Meminta pembetulan data peribadi yang tidak tepat
• Meminta pemadaman data peribadi anda (tertakluk kepada keperluan undang-undang)
• Menarik balik persetujuan untuk komunikasi pemasaran pada bila-bila masa
• Membuat aduan kepada Jabatan Perlindungan Data Peribadi (JPDP)

7. Komunikasi Pemasaran

Kami hanya menghantar e-mel pemasaran atau promosi apabila anda telah memberikan persetujuan yang jelas semasa pendaftaran atau dalam tetapan akaun. Anda boleh menarik balik persetujuan pemasaran pada bila-bila masa dengan:

• Mengklik pautan berhenti langganan dalam sebarang e-mel pemasaran
• Melawati /unsubscribe dan memasukkan e-mel anda
• Mengemas kini keutamaan anda dalam Tetapan Akaun
• Menghubungi kami secara terus

Menarik balik persetujuan pemasaran tidak akan menjejaskan keupayaan anda untuk menggunakan perkhidmatan atau menerima e-mel perkhidmatan transaksi.

8. Komunikasi Transaksi vs Pemasaran

Kami menjejaki kedua-dua jenis komunikasi ini secara berasingan:

Transaksi: akses akaun, had penggunaan, notis keselamatan (termasuk amaran log masuk), respons sokongan, kemas kini sistem. Ini dihantar sebagai sebahagian daripada penyampaian perkhidmatan.

Pemasaran: tawaran promosi, pengumuman pelan, kempen kandungan pendidikan. Hanya dihantar dengan persetujuan jelas anda.

9. Keselamatan Data

Kami menggunakan langkah keselamatan standard industri termasuk storan data yang disulitkan (Supabase), HTTPS, pengurusan kunci API di bahagian pelayan, kawalan akses, had bilangan peranti yang log masuk mengikut pelan, dan pengesanan log masuk luar biasa. Walaupun kami mengambil langkah berjaga-jaga yang munasabah, tiada penghantaran internet yang 100% selamat.

10. Hubungi Kami Untuk Permintaan Data

Untuk melaksanakan hak anda, meminta akses, pembetulan, atau pemadaman data, atau menarik balik persetujuan, sila hubungi:

IOT SOLUTIONS E-mel: enquiry@iotsolutions.my

Kami akan memberi respons kepada permintaan data dalam tempoh 21 hari seperti yang dikehendaki di bawah PDPA.